Hệ thống vận hành

Config → Systems. Tài khoản ngân hàng, POS, khóa cửa, múi giờ, thông báo, thuế, hóa đơn nội bộ và các cờ đổi cách tính đêm.

Vì sao đây là màn hình khó

Cùng một trang chứa luật tiền, luật giờ và luật ca. GMT và định dạng ngày đi vào máy tính giá. Tài khoản ngân hàng đi vào QR thanh toán. Thuế và service charge đi vào folio. Cờ Manual Night / Flexible Rate / Long-stay No Night đổi cách đếm đêm. Đổi một ô mà không báo lễ tân là số đêm và báo cáo lệch trong ngày.

Giờ nhận/trả chuẩn, cửa sổ qua đêm, ưu tiên phụ phí và chính sách hủy cũng nằm trên tab Cài đặt của Thiết lập giá phòng (cùng kho setting). Trên Systems tập trung phần còn lại: thanh toán, POS, IoT, GMT, thông báo, thuế, mẫu số hóa đơn.

Bank Accounts

Danh sách tài khoản nhận tiền. Mỗi dòng: Bank Code, số tài khoản, tên chủ tài khoản, CRC, mã quốc gia. Thêm bằng nút +, xóa bằng nút đóng. Một tài khoản nên đặt mặc định — QR và hướng dẫn chuyển khoản lấy tài khoản này.

• check_circleBank Code: mã ngân hàng nội địa (VietQR), không phải tên viết tắt tùy ý.
• check_circleAccount Number / Account Name: khớp giấy tờ ngân hàng, kể cả viết hoa.
• check_circleCRC: mã kiểm tra nếu cổng thanh toán yêu cầu. Để trống nếu chưa dùng cổng.
• check_circleCountry Code: VN cho tài khoản Việt Nam.

Nghiệp vụ: khách sạn nhỏ một STK là đủ. Nhiều cơ sở hoặc tách doanh thu F&B thì thêm dòng, nhưng chỉ một default. Sai bank code làm QR không quét được — khách nghĩ “máy hỏng”.

POS và IoT

POS Provider và POS Store ID

Nhà máy POS (nhà hàng, bar) và mã cửa hàng bên họ. Để trống nếu chỉ bán phòng, chưa nối niPOS. Sai Store ID thì order nhà hàng không về đúng kho/điểm bán.

Door Lock Provider

Hãng khóa cửa điện tử. Chỉ điền khi đã có hợp đồng và mã tích hợp. Không gõ tên thương mại nếu chưa nối — lễ tân sẽ tưởng thẻ từ đã đồng bộ.

System Settings — đồng hồ và thông báo

Date Format

Cách in ngày trên màn hình và chứng từ: dd/mm/yyyy (en-GB hoặc vi-VN), mm/dd/yyyy (en-US), yyyy/mm/dd (ja-JP). Việt Nam dùng ngày/tháng/năm. Đổi giữa mùa làm lễ tân đọc nhầm 03/04.

GMT Offset

Múi giờ nhà, ví dụ +07:00. Máy tính giá cắt ngày lịch theo GMT này, không theo đồng hồ máy tính lễ tân. Cơ sở Việt Nam: +07:00. Khách sạn có lễ tân mở app từ nước khác vẫn tính theo GMT nhà.

Notify Check-in / Check-out / Cancellation / Advance Payment / Shift Change

Bật từng loại thông báo nội bộ khi sự kiện xảy ra. Không gửi SMS cho khách trừ khi kênh khác đã nối. Bật Check-in/Check-out khi buồng phòng cần biết ngay. Bật Shift Change khi thu ngân giao ca phải có dấu vết. Bật quá nhiều làm ồn; tắt hết thì quản lý không thấy no-show và hủy.

Advance Payment Logic

Bật khi nhà bắt buộc cọc/tạm ứng theo luồng đặt. Tắt thì cọc là tùy chọn. Khớp với chính sách hủy trên Thiết lập giá: nếu phạt 100% đêm đầu mà không bật tạm ứng, lễ tân không có chỗ thu trước.

Shift Change Logic

Bật khi mỗi ca phải bàn giao quỹ. Tắt thì thu ngân không bị buộc quy trình giao ca. Nhà 24/24 hai ca nên bật. Homestay một người nên tắt để khỏi kẹt màn hình giao ca.

Hotel Settings — cờ tính đêm và thuế

Manual Night

Lễ tân được ghi số đêm tay trên lần ở. Dùng khi thỏa thuận ngoại lệ: đêm bù, OT, đoàn all-in. Tắt thì số đêm chỉ theo đồng hồ. Bật mà không huấn luyện: lễ tân sửa đêm cho “dễ tính” — báo cáo công suất sai.

Flexible Rate

Cho phép giá ngày ghi đè trên lần ở tham gia công thức. Bật khi quản lý hay chốt giá thương lượng. Tắt khi muốn mọi folio bám bảng giá phòng. OTA vẫn có giá kênh riêng — cờ này là giá nội bộ trên sơ đồ.

Long-stay No Night

Ở dài ngày không tách ca đêm lẻ: gộp thành ngày. Bật (mặc định) cho khách tuần/tháng. Tắt nếu nhà vẫn muốn một đêm cuối tính bảng đêm dù đã ở nhiều ngày — hiếm, dễ khiếu nại.

Service Charge Rate (0..1)

Phí phục vụ trên folio. 0.1 = 10%. 0 = không thu. Nhiều khách sạn 5 sao thu 5–10% trên phòng và F&B. Phải ghi trên bảng giá niêm yết và OTA. Không nhầm với tip.

Tax Rate (0..1)

Thuế trên folio nội bộ. 0.1 = 10% VAT nếu nhà cộng VAT trên PMS. Một số nhà để 0 ở đây vì VAT chỉ phát sinh khi xuất HĐĐT. Thống nhất với kế toán: cộng trên PMS hay chỉ trên tờ HĐĐT.

Hóa đơn nội bộ và báo cáo

Invoice Retention Days

Số ngày giữ hóa đơn nội bộ trên app trước khi chính sách lưu trữ cho phép dọn. 0 = không tự hạn theo ô này. Luật kế toán Việt Nam giữ chứng từ nhiều năm — đây không thay thế lưu trữ ngoài.

VAT Issuance — Manual / Auto

Manual: lễ tân bấm xuất HĐĐT. Auto: hệ thống xuất khi đủ điều kiện (thường lúc trả phòng/chốt folio). Manual an toàn hơn khi MST hoặc mapping còn thử. Auto khi đã test Connect/Test API và kế toán duyệt.

Sales Including Debt

Bật: doanh thu báo cáo gồm cả công nợ chưa thu. Tắt: chỉ tiền đã thu. Quản lý công suất hay muốn “doanh thu phòng đã bán”; kế toán quỹ muốn “tiền đã vào két”. Chọn một và giữ nguyên cả tháng — đổi giữa kỳ làm hai báo cáo không khớp.

Invoice Number Format

Mẫu số hóa đơn nội bộ. Mặc định {prefix}{year}{month}{day}{sequence}. Ví dụ prefix HD, ngày 24/08/2026, sequence 0017 → HD202608240017. Không trùng mẫu số HĐĐT của cơ quan thuế — hai dãy riêng. Đổi format giữa năm làm nhảy số; chỉ đổi từ kỳ mới.

Cách dùng

1. 1Mở Config → Systems.
2. 2Thêm STK và đặt default trước khi nhận tiền QR.
3. 3Đặt Date Format và GMT +07:00.
4. 4Chọn thông báo tối thiểu: check-in, check-out, giao ca nếu có hai ca.
5. 5Khớp Manual Night / Flexible Rate với nội quy quản lý.
6. 6Nhập service charge và thuế đúng tỷ lệ niêm yết (0.05 = 5%).
7. 7Chọn Manual cho HĐĐT cho đến khi test xong nhà cung cấp.
8. 8Lưu. Thử một nhận phòng và một folio giả trước giờ cao điểm.